З 1 січня 2025 року в Польщі з'явиться можливість надсилання рекомендованого листа в електронному вигляді. І це дуже корисна зміна. Адже з відправленням кореспонденції з повідомленням стикається більшою чи меншою мірою кожен іноземець, який перебуває в Польщі.

Такий спосіб застосовується в разі, коли потрібно про що-небудь повідомити офіційні органи, установи, фірми і потрібно отримати підтвердження того, що ваш лист було отримано адресатом. Важливість своєчасного отримання повідомлення особливо висока в разі, якщо листування стосується легалізації - отримання карти побиту, карти резидента тощо.

Зміст

• Що таке e-Doręczenia.
• Переваги електронної системи листування.
• Як підключитися до системи e-Doręczenia.
• Що означають символи в адресі e-Doręczenia.
• Скільки коштує підключення.
• Для кого підключення обов'язкове

Що таке e-Doręczenia

Система e-Doręczenia є повним електронним еквівалентом звичайного рекомендованого листа з повідомленням.

З її допомогою можна вести листування, не виходячи з дому, використовуючи комп'ютер, мобільний телефон та інші пристрої. Більше не потрібно буде хвилюватися про втрачене поштовою службою повідомлення або його відстрочену доставку. 

Державним провайдером електронної доставки призначено Poczta Polska S.A. Основою системи e-Doręczenia є BAE (Baza Adresów Elektronicznych) - офіційна база електронних адрес, яка ведеться Міністерством цифровізації.

Діяльність Національної Системи Електронної Доставки (Krajowy System Doręczeń Elektronicznych) регулюється Законом про електронну доставку, який адаптує національні правила до європейських вимог.

Одна з цілей електронних комунікацій - з часом повністю замінити систему EPUAP (електронна платформа послуг державного управління) і традиційну паперову кореспонденцію.

Як підключитися до системи e-Doręczenia

• можливість ідентифікації відправника та адресата, визначення його адреси електронної доставки;
• збереження таємниці листування;
• неможливість сфальсифікувати дані;
• швидке отримання достовірної інформації про дату і час відправлення та отримання кореспонденції.

Що означають символи в адресі e-Doręczenia

Для того щоб запустити електронну доставку, необхідно встановити скриньку електронної доставки. Що для цього потрібно:

1. Спочатку потрібно зареєструватися в системі. Для цього перейдіть за посиланням: для фізичних осіб та для юридичних осіб. Також це можна зробити з програми mObywatel.
2. Заповнити заявку на отримання адреси електронної доставки та призначити адміністратора.
3. Заява має бути підписана електронним підписом за допомогою довіреного профілю або кваліфікованого підпису (kwalifikowany podpis elektroniczny).
4. Після успішного подання заявки на отримання адреси електронної доставки необхідно активувати скриньку, вказавши попередньо адресу електронної пошти для надсилання повідомлень.

Заявку на отримання адреси e-Doręczenia можна подати вже сьогодні. Її активація відбудеться на початку нового року.

Що означають символи в адресі e-Doręczenia

Адреса в системі відрізняється від звичної нам адреси електронної пошти і складається з набору букв, цифр і символів, розташованих у такому порядку:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYY-ZZ

Ось, що вони означають:

• AE - абревіатура електронної адреси,
• PL - код країни в стандарті ISO 3166 (у цьому прикладі Польща),
• X - цифри Y - літери Z - цифри контрольної суми.

Приклад електронної адреси доставки:

AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Кожна адреса для електронної доставки e-Doręczenia вноситься до бази даних електронних адрес (BAE - Bazy Adresów Elektronicznych).

Скільки коштує підключення

Електронна доставка рекомендованих листів безкоштовна в таких випадках:

• якщо кореспонденція надходить від громадян і підприємств до державних установ;
• якщо кореспонденція надходить між державними установами.

Це означає, що державні організації повинні будуть платити за відправлення документів громадянам, підприємствам і недержавним установам. Своєю чергою приватні компанії та громадяни оплачуватимуть електронну доставку листів, якщо листування не стосується державних установ.

Вартість:

У разі використання публічної зареєстрованої електронної служби доставки (PURDE) - 4,10 злотих, а щодо доставки кореспонденції з використанням публічної гібридної служби (PUH) - 6,50 злотих.

Для кого підключення обов'язкове

Відправленням рекомендованих листів з повідомленням зобов'язані користуватися:

• міністерства;
• старости;
• муніципальні управління - уженди гміни (urzędy gminy);
• мерії - уженди мяста (urzędy miasta);
• управління соціального страхування - ZUS;
• податкові управління;
• Фонд соціального страхування сільського господарства - KRUS;
• Національний фонд охорони здоров'я - NFZ;
• державні лікарні;
• вищі навчальні заклади;
• професії, діяльність у яких пов'язана з довірою (нотаріуси, адвокати, юристи та юрисконсульти, радники тощо);
• установи громадської довіри,
• установи соціального забезпечення,
• підприємці, зареєстровані в CEIDG, і підприємці, зареєстровані в KRS.

Міністерство цифровізації ухвалило рішення про впровадження електронної системи доставки відповідно до графіка. Він розміщений на офіційному урядовому сайті та доступний за посиланням.

Сама система e-Doręczenia була затверджена і готова до запуску ще в липні 2024 р. Але до її впровадження виявилася неготовою законодавча база, тому старт проєкту було перенесено на початок наступного року.

З 1 січня до 31 грудня 2025 р. вводиться так званий перехідний період. Цей додатковий час потрібен для того, щоб державні установи вивчили нові системи електронного документообігу.

Директорка Департаменту цифрової трансформації Міністерства цифровізації пані Катажина Зайковська офіційно повідомила, що повна заміна паперової кореспонденції на електронну доставку відбудеться у 2026 році.

Тож протягом 2025 р. традиційне листування (EPUAP і паперова кореспонденція) та електронне функціонуватимуть одночасно.

Уже відома гранична дата, коли система електронного діловодства має стати обов'язковою для всіх державних організацій - це 1 січня 2028 року.

Отримати корисну інформацію щодо порядку працевлаштування, легалізації, а також особливостей повсякденного життя в Польщі, можна в розділі "Полезное" на сайті нашої офіційної польської агенції з працевлаштування Tvojarabota.pl.

Будьте з нами також у Viber та Telegram: крім корисної інформації на вас чекають найтоповіші вакансії у Польщі та інших країнах Євросоюзу.