Громадяни України, які на законних підставах тимчасово (понад три місяці) перебувають за кордоном, можуть бути прийняті на тимчасовий консульський облік у відповідній закордонній дипломатичній установі України на термін, зазначений у виданому компетентними органами іноземної держави дозволі, що дає право на проживання в цій іноземній державі (віза, посвідка тощо).

За постановку на тимчасовий консульський облік консульський збір не стягується. Крім цього підставою для постановки на тимчасовий консульський облік може бути також національна довгострокова віза типу «D», видана дипломатичною установою Республіки Польщі, що дає право на проживання строком понад 3 місяці на працевлаштування, лікування, навчання тощо без необхідності отримання окремих дозволів на проживання. У разі постановки на тимчасовий консульський облік на підставі національної довгострокової візи типу «D», необхідно до згаданих документів додати документ та 2 його копії, що засвідчує місце перебування громадянина України на території консульського округу відповідної консульської установи України (таким документом може бути, наприклад, нотаріально засвідчена копія дозволу на проживання (karta pobytu), посвідчення водія (prawo jazdy), виданого компетентними польськими органами, контракту на оренду житла (umowa najmu, użyczenia), посвідчення тимчасової реєстрації (meldunek czasowy), що видане органом місцевого самоврядування, навчального закладу чи підприємства, де працевлаштований громадянин України.

Для автомобілістів варто пам’ятати, на консульський облік ставиться не автомобіль, а людина. Процедура не є складною, і пройти її можна в Генконсульствах України, розташованих у Гданську, Кракові, Любліні, та в консульському відділі посольства України у Варшаві. Жодного попереднього запису туди не вимагається, а заявникам не потрібно вносити ніяких оплат. Заздалегідь варто подбати про необхідний пакет документів:

1. заяву; (зразок заповнення заяви)

2. облікову картку громадянина України, який тимчасово перебуває за кордоном; (зразок заповнення)

3. паспортний документ або проїзний документ дитини (2 копії першої сторінки до заяви та облікової картки);

4. 2 копії сторінок паспортного документа або проїзного документа дитини з написами та відомостями про пред’явника документа;

5. оригінал і 2 копії виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в цій іноземній державі (оригінал такого дозволу обов’язково повертається заявнику);

6. фотокартку розміром 35 х 45 мм.

Всі вищеперераховані документи заявник може надати під час особистого візиту до потрібного Генконсульства України в Польщі або ж відіслати поштою. Після цього в закордонному паспорті ставиться штамп про взяття на тимчасовий консульський облік із зазначенням терміну.

Наявність такого штампу дає право власникам зареєстрованих у Польщі автомобілів легально перебувати з ними на території України протягом 60 днів на рік. При перетині кордону на українській митниці потрібно буде лише надати додатково копії реєстраційного талона на авто та підписати отриманий документ-зобов'язання виїхати за межі держави у встановлений термін. Один його примірник залишається на руках у автовласника і віддається при поверненні до Польщі.

Окремо треба відзначити, що:

1. Персональні дані громадян, які приймаються консульською установою на тимчасовий консульський облік, відповідно до положень Закону України від 1 червня 2010 року № 2297-VI «Про захист персональних даних», у подальшому не передаються до податкових та інших органів України.

2. Кожний громадянин України за власним бажанням в будь-який момент може знятися з консульського обліку в закордонній дипломатичній установі шляхом подання відповідної заяви про зняття з обліку.

3. Відповідно до п.5.16. Правил, за зняття з консульського обліку консульський збір не стягується.